Odakle da počnete digitalizaciju male firme: pet koraka

Izaberite običan dan, ni najgušći ni najmirniji. Pratite jednu rezervaciju, porudžbinu ili uplatu od trenutka kad vam se kupac javi do trenutka kad je novac na računu, a papiri sređeni.

Zapišite svaki korak, ko ga radi i gde informacija završava: u svesci, tabeli, poruci ili aplikaciji. Za sada samo napravite mapu. Kad se cela putanja vidi na jednom papiru, prava pitanja obično se otvore sama.

Prođite ponovo kroz mapu i označite svako mesto gde neko prepisuje podatke s jednog mesta na drugo: iz poruke u kalendar, iz porudžbine u fakturu, sa kase u tabelu za knjigovođu. Svako takvo mesto troši vreme i otvara prostor za grešku, propuštenu rezervaciju ili pogrešan iznos.

Označite i korake koji rade samo kad je određena osoba za pultom. Ako kupci mogu da rezervišu, plate ili dobiju odgovor samo dok je neko tu, to ograničava koliko posla firma može da primi.

Zapišite svaku aplikaciju, pretplatu, uređaj i nalog koji firma koristi, i čemu služi. Često ćete naći dva alata koji rade isti posao, alat koji više niko ne otvara ili plaćenu funkciju koja bi uklonila neki od koraka koje ste označili.

Taj spisak vas čuva od kupovine nečeg novog kad je rešenje jedno podešavanje u nečemu što već imate.

Pogledajte označene korake i izaberite onaj koji svake nedelje oduzima najviše vremena ili pravi najviše grešaka. To je vaš prvi korak. Dobri prvi koraci imaju tri zajedničke osobine:

• Koriste se svakog danaPa se korist brzo vidi.
• Dovoljno su maliDa se završe i počnu da koriste pre sledećeg koraka.
• Ne zavise od togaDa se sve ostalo prvo zameni.

Pre nego što razmislite o softveru po meri, proverite da li postojeća aplikacija to rešava. Često je pravi prvi potez da se nešto gotovo dobro podesi. Softver po meri ima smisla kad nijedna aplikacija ne odgovara načinu na koji radite ili kad zbog nedostataka svake nedelje gubite sate.

Poređajte ostale korake: šta je drugo, šta treće i zašto. Za svaki zapišite da li ga postojeći softver može da reši ili nešto treba napraviti, i otprilike koliko posla traži.

Pisani plan vam omogućava da ponude poredite pod istim uslovima, da posao rasporedite kroz vreme i da promenite pravac bez kretanja ispočetka.

Usput odlučite i šta je čije. Domen, podaci i nalozi od kojih firma zavisi treba da glase na firmu, ko god da vam pravi softver.

• Pratite jednu rezervaciju, porudžbinu ili uplatu od početka do kraja.
• Označite svako mesto gde se podaci unose dva puta.
• Popišite sve alate, pretplate i uređaje koje plaćate.
• Izaberite jedan prvi korak koji se koristi svakog dana.
• Zapišite ostale korake redom, uz okvirni obim posla za svaki.

Upravo to radi naš digitalni audit. Za oko nedelju dana sa vama i vašim zaposlenima pratimo običan radni dan, uživo ili video pozivom, pregledamo alate koje već koristite i dajemo vam pisani plan po prioritetima, sa okvirnom cenom za svaki korak. Plan ostaje vama, bilo da ga sprovodite sa nama, sa drugim timom ili sami.

Zakažite digitalni audit